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如何做好企业质量环境管理体系的内部审核工作

  企业质量环境管理体系(以下简称“管理体系”)内部审核,作为管理体系运行来说,是一个非常重要和关键性的环节。每个通过管理体系认证的企业都很重视内审工作。它不仅是企业管理体系有效运行的重要手段,也是企业管理体系不断完善和持续改进的有力保障。

  当前有很多企业通过了ISO9001、ISO14001质量环境体系认证。但有些企业是为了认证而认证,根本没有按标准的要求去做,认证与实际工作两张皮。在内部审核中,经常会出现有的部门平时工作不到位,害怕内审组检查出存在的问题,避实就虚,遮遮掩掩,不敢暴露部门存在的问题,怕开“不符合项”。这种对管理体系检查过程的认识,往往带来的是本部门存在的问题无法得以解决,甚至影响到自身工作的持续改进和提高。而内部审核员均来自于企业内部的各有关部门,在开展内部审核工作时,难免产生心理压力或受外部的干扰。不能按GB/ T19001:2008标准、GB/T24001:2004标准及企业的质量手册、程序文件和其他有关文件的要求进行严格审查,甚至有的内审员面对不同的意见,不敢坚持自己的看法,也不能坚持原则。还有的企业在每年一次定期内部审核中,没有开出一个“严重不符合项”,且“一般不符合项”越来越少。这是管理体系运行中对内部审核结果缺乏重视和考核导致的。

  内部审核能否顺利完成,管理体系能否持续有效运行,领导的作用很关键。内部审核涉及管理体系覆盖的各个部门,只有管理层从思想上高度重视,从人、财、物方面给予大力支持,充分调动内审员的工作积极性,内部审核工作就能顺利开展,管理体系才能持续有效运行。因此,管理层要把管理体系内部审核作为一项管理工作来抓,变传统企业管理体系管理的“管结果”为“管过程、管要素、管结果”。将管理体系内部审核与企业的实际生产有机结合起来,使企业的管理体系从最初的“做”标准,到自觉地“用”标准,进而到“发展”标准的转变。

  内审员是决定内部审核质量的重要因素,是内部审核工作圆满完成的关键。因此,应首先从选拔内审员开始,把好内部审核工作基础关。

  1.设置学历和专业门槛 内部审核是一项复杂的管理活动,它不但要求内审员具有扎实的文化知识,也要具备与审核范围内主要业务相匹配的专业知识,以及企业的管理经验。所以在选拔内审员时,一般应选择大专以上学历,具有与本企业生产业务相同或相近的专业背景,并具有一定管理体系知识的人员。

  2.对内审员进行必要的审核技能和审核技巧的培训 内审员应具备相应的管理体系知识和审核技能。企业应邀请专业机构的专业人员对内审员进行培训,使内审员不仅能掌握ISO9001标准、ISO14004标准,还能掌握企业的质量手册和程序文件,熟悉有关统计知识和生产工艺流程,取得相应管理体系内审员资格证书,使审核员持证上岗,合法审核。

  加强内部审核管理工作,检查管理体系运行的符合性和有效性,通过发现问题来推动和实现管理体系的持续改进。因此,企业内部审核管理包括审核前的准备工作、现场审核工作、审核结果管理工作和内审员管理工作四方面的内容,这四方面相辅相成,相互影响。

  在组织企业内部审核时,审核组长应事先编好内部审核计划,明确审核目的、审核准则、审核范围、现场审核活动的日期和地点、审核中有关会议的安排及各受审核部门的审核要素,合理搭配好各小组审核人员,并注意能力均衡和避免自己审核自己的相关业务,准确安排好各项审核事务的时间和地点,及时与受审核部门联系,在保证审核时间和进度的同时,尽量不因审核而影响公司的生产经营活动。

  审核员应根据自己承担的审核任务,收集、熟悉相关信息,在收集和评审有关信息的基础上,准备工作文件,制定内审检查表、审核记录表等表格。

  现场审核是整个内审工作的关键性环节,是整个审核最灵魂的部分。现场审核获取的客观证据和相关信息,是评价体系运行符合性和有效性的重要证据。现场审核主要有两方面的工作,一是收集客观证据,二是对客观证据进行分析形成审核发现。因此,内审要掌握好审核的切入点,运用好的审核方法,依据内审检查表的审核要素,从受审核部门的职责入手,根据部门的分工,合理安排检查路径。在审核方法上,一般采用抽样调查的方法,尽可能抽取有代表性的样本,并取得受审核部门的密切配合,使审核结论客观公正。现场审核一般采用听、看、问、查的方式。“听”就是听受审核部门人员的介绍。“看”就是查阅受审核部门的有关资料,包括方针、目标、计划、操作程序、作业指导书、操作规程、原始记录、特种作业人员资格证书等。“问”是听取受审核部门人员介绍时,问明情况,掌握受审核部门的现状。“查”是将听、看、问收集到的问题和情况,到现场查证核实,为得出客观审核结论找到证据。评审其有效性和真实性。对审核中查到的检验记录、会议记录、审核报告、监控和测量结果、顾客投诉或意见簿等可以作为证据,但要进行核查验证。

  (1)审核报告是整个审核工作的外在表现,是对审核中的审核发现(不合格项)的统计、分析、归纳、评价。审核报告应规范化、定量化、具体化,要统计分析不合格项,对审核对象的质量环境活动及结果进行综合评价,与受审核方共同制定纠正措施和实施要求。提交审核报告前,应与受审核管理者协商交底,核实修正报告内容,取得原则上同意之后提交管理者代表批准。被批准的审核报告应分送到有关部门和人员。

  (2)应树立内审员的权威,让其在公平公正审核中得到尊重,审核发现得到认可,同时要对审核结果进行跟踪处理。对一般不符合项和严重不符合项,要求责任部门分析原因,制定措施,组织整改,并经内审员验证后关闭。对观察项,要求责任部门及时整改,不必提交改进证据。对重复发生的问题做升级处理,以确保管理体系的有效运行。

  要选拔合格的内审员,确保其既有能力又能做好审核工作。首先,应每年组织内审员参与审核方面的学习和交流活动,不断提高审核能力。在提高能力的同时,尽量责权利一致,让内审员在做好审核工作的同时得到一定的报酬。再次就是对内审员加强管理,对内审员的审核工作进行监督,使优秀的审核员队伍稳定,同时要不断地培养新审核员。

  总之,开展管理体系内部审核,主要目的是发现问题,解决问题。对审核报告中所揭示的问题,要加强后续跟踪,对不符合项的纠正和预防措施的实施情况进行验证。为管理体系的有效运行和持续改进提供监督和指导,为管理体系的实施提供必要的外部保障。

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